清掃のクレーム対応!お店の評価を高めるための具体的戦略

query_builder 2024/11/05
この記事では、お店へ寄せられる清掃に関するクレーム対応に焦点を当てます。具体的な解決方法から予防手段まで、清掃のクレーム対応に必要な情報をわかりやすく解説します。

株式会社拓樹

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住所:
千葉市花見川区長作町1942-1
電話番号:
043-257-9922

清掃クレームとは?理解することから始めよう

何が清掃のクレームを生むのか、その理解から始めます。クレームを避けるためにはまず原因を理解しなければなりません。

清掃クレームの具体的な例

清掃クレームの具体的な例を考えると、まず多くの方が経験する「掃除が不十分」というケースが挙げられます。この場合、客室やトイレなどの清掃が行き届いておらず、ホコリやゴミが残っていることに気付いたお客様が不満を抱くことが多いです。たとえば、ホテルの客室にチェックインした際に、前の宿泊者のゴミや汚れがそのまま残っていると、当然ながらお客様の印象は悪くなります。

次に、「ゴミ箱が溢れている」といったクレームもよく見受けられます。店舗や飲食店では、ゴミ箱の管理が特に重要です。もし清掃が怠られ、ゴミ箱があふれ出している状態に陥ると、お客様は不快感を抱くだけでなく、店舗全体の清潔感にも疑問を持つでしょう。このような状況は、訪問客のリピート率にも悪影響を及ぼす可能性があります。

また、「清掃が行われていない」といった強い表現のクレームもあります。例えば、公共の施設や商業施設において、清掃管理が適切に行われていない場合、特にトイレや通路の状態が悪いと、多くの人が注意を促すようになります。清掃が行われていないことで、衛生面での不安を感じるお客様は多いです。

これらのクレームには共通の背景があります。それは、清掃の重要性が軽視されがちであることです。特に、繁忙期やイベントなどによって清掃作業が十分に行えない場合、これらのクレームはより顕著になります。それゆえに、清掃に対して定期的な確認や改善策を講じることが必要です。

清掃クレームの解決には、まず実際にどのような状況でクレームが発生しやすいのかを理解することが大切です。清掃の具体的な例を分析し、問題点を洗い出すことで、根本的な原因を探ることができるのです。お店側は、お客様の声に耳を傾け、適切な改善策を講じていく姿勢が求められます。それにより、清掃クレームの発生を減らし、お客様に快適な空間を提供することができるでしょう。

清掃クレームの発生原因

清掃クレームの発生原因を探ることは、クレームを減少させるための重要なステップです。まず一つ目の原因として、スタッフの意識不足が挙げられます。清掃作業は単なる日常業務の一環として捉えられることが多く、その重要性が軽視されることがあります。特に、忙しい環境では清掃の質が後回しになりがちです。スタッフが清潔な環境を保つ意義を理解し、継続的に意識して業務に取り組むことが求められます。

次に、清掃ツールの不備も大きな要因です。清掃に必要な道具や衛生管理のためのアイテムが不足している場合、効率的な清掃が難しくなります。また、適切な清掃用具が用意されていないと、清掃の質が落ち、結果としてクレームに繋がることが多いです。定期的に清掃道具の点検を行い、必要なものを揃えることが肝心です。

さらに、清掃時間の不足も原因の一つです。これにより、表面的な清掃のみが行われ、見落としが生じることが頻繁にあります。忙しい時間帯に清掃を行うことが難しい場合、清掃スケジュールの見直しが必要です。清掃作業に十分な時間を確保し、丁寧な業務を実施することで、クレームの予防につながります。

加えて、明確な清掃基準やマニュアルが欠如していることも考えられます。何をどのように清掃すべきかが不明確な場合、担当者によって清掃の質が不均一になる恐れがあります。これにより、特定のエリアでの清掃が不適切になり、クレームが発生する可能性が高まります。

最後に、クレームの内容を適切に記録し、分析する体制が整っていないことも問題です。お客様からの声を積極的に受け入れる姿勢がなく、改善につながらない場合、同じようなクレームが繰り返されることになります。定期的にクレーム内容を振り返り、その原因を分析することで、効果的な対策が見つかるでしょう。

清掃クレームの発生原因を把握することで、店舗側は具体的な対策を立てやすくなります。根本的な原因を理解し、改善に努めることが、お客様の信頼を築くために重要な要素であると言えるでしょう。

お客様からの清掃クレームへの即座の対応

クレームが発生した際の対応も、お店の評価に大きく影響します。ここでは、適切な対応方法について解説します。

お詫びの言葉を忘れずに

クレーム対応において、お客様へのお詫びの言葉は非常に重要な役割を果たします。まず第一に、お客様が不快な思いをされたことに対して心からの謝罪を示すことは、信頼回復の第一歩となります。お詫びの言葉を単なる形式的なものとしてではなく、誠実に伝えることで、お客様も少しずつ心を和らげることができるのです。

たとえば、「ご不快な思いをさせてしまい、大変申し訳ありません」といった具体的な言葉を使うことで、お客様に対してしっかりとした謝罪の意を伝えることができます。この場合、謝罪の際に具体的な状況やクレーム内容についても簡潔に触れると、より効果的です。お客様の立場に立った言葉選びを心がけることで、相互の理解を深めるチャンスが生まれます。

また、お詫びの言葉を述べた後に、感謝の気持ちを加えることも大切です。「貴重なご意見をいただき、ありがとうございます」という言葉を添えることで、クレームをきっかけにお客様とのコミュニケーションが生まれる可能性があります。このように、謝罪を通じてお客様との距離を縮めることができれば、必ずしも悪い状況が続くわけではありません。

さらに、お詫びの言葉を述べる際には、トーンや表情にも気を配ることが必要です。感情がこもった言葉であっても、冷たい印象を与えるような態度では信頼を損なうことになります。誠心誠意の姿勢を持ち、丁寧な言葉遣いとともに適切な態度を心がけることが重要です。

面と向かってお詫びできない場合でも、電話やメールでの連絡ではあるものの、気持ちは伝わります。その際にも「お客様のご不満は私たちにとって非常に重要な問題であり、真剣に受け止めています」といった内容にすることで、誠意が伝わるようにしましょう。

最後に、謝罪の際は「再発防止に努めます」といった一言を付け加えることで、お客様に対する責任感を示すことができます。これにより、お客様は今後の対応に期待感を持つことができます。クレーム対応においては、お詫びの言葉がどれほど大切であるかを理解し、真摯な姿勢で接することが求められます。

具体的な改善策を提示する

クレームを受けた際には、お詫びの言葉に加え、具体的な改善策を提示することも非常に重要です。このプロセスは、お客様に対して誠実な姿勢を示し、今後の信頼関係を築くための基盤となります。まず、具体的な改善策を提案する際には、問題の内容を正確に把握することが欠かせません。どのような状況でクレームが発生したのか、その詳細をしっかりと理解することが出発点です。

次に、その情報をもとにどのような具体的な対策を講じるのかを考えます。例えば、「定期的な清掃スケジュールを見直し、客室の清潔さを保つために、清掃スタッフの人数を増やしました」というように、実施する内容を具体的に示すことで、お客様に納得してもらいやすくなります。また、具体的な数値や期限を設けることができればなお良いでしょう。たとえば、「週に二回、全ての客室を徹底的にチェックするとともに、月ごとの清掃評価を行います」と伝えることで、実行力を示すことができます。

さらに、改善策を提示する際には、その策がどのように既存の問題を解決するのかを説明することも大切です。「今回のクレームを受けて、清掃業務の見直しを行いました。新たに導入した清掃チェックリストに基づき、清掃の質を向上させる取り組みを進めます」といった具体例を挙げることで、責任感を持って取り組んでいる姿勢を示すことができます。

加えて、提案した改善策が実際にどのように実施されるのかをお客様に伝えることで、透明性を持たせることが重要です。「今後は、定期的にお客様のフィードバックをお伺いし、それを元に更なる改善を図る予定です」と伝えることで、顧客の意見を真剣に受け止め、その反映を重視している意図を伝えることができます。

実際に改善策を提示することで、お客様に対して自らの過ちを認め、改善に向けて努力している姿勢を示すことができます。これにより、信任を回復し、さらなる信頼関係の構築に繋がります。お客様との関係を大切にし、信頼を得るためには、具体的な改善策の提示は欠かせない要素となるでしょう。

清掃クレームを未然に防ぐための取り組み

クレームを未然に防ぐためには日々の清掃体制の見直しや工夫が必要です。具体的なアイデアを紹介します。

スタッフ全員の意識改革

スタッフ全員の意識改革は、清掃クレームの防止において非常に重要です。清掃業務は個々のスタッフの意識に大きく依存しているため、清掃の重要性を理解し、日々の業務に取り入れることが求められます。まずは、清掃が店舗や施設全体の印象にどれほど影響を与えるかをスタッフに教育することが大切です。清掃の質が悪ければ、お客様の満足度が下がり、ひいては店舗の評価やリピート率にも悪影響を及ぼすことを理解してもらう必要があります。

この意識改革には、定期的な研修やワークショップの実施が効果的です。清掃に関する基本知識や最新技術を共有する場を設けることで、スタッフは業務の重要性を再認識できるでしょう。また、実際のクレーム事例を取り上げ、どのような改善策があるのかみんなで考える時間を持つことも、具体的な行動につながります。グループディスカッションを通じて、各自の意見や考えを取り入れることが、より多様な視点を持った意識改革になります。

さらに、スタッフ間でのコミュニケーションを促進することも重要です。日頃からお互いにフィードバックを行い、清掃業務の改善点を共有することで、チーム全体の意識を高めることができます。この際、ポジティブな評価や感謝の言葉も大切です。スタッフ一人ひとりの努力を認め合うことで、チームの結束が深まり、清掃への取り組みも活発になるでしょう。

また、目標設定も効果的な手法の一つです。具体的な清掃目標を掲げ、それに向かって取り組む姿勢を持たせることで、スタッフは自らの役割を実感しやすくなります。この目標は、定期的な見直しやスタッフ同士での成果を共有することで、より達成感を得ることができるでしょう。

最終的に、全員が清掃の重要性を認識し、自己の役割を理解することで、店舗全体の清掃品質が向上します。これにより、クレームの発生を減少させるだけでなく、お客様に心地よい空間を提供できるようになるのです。清掃はただの作業ではなく、チーム全体で取り組むべき価値ある業務であることを、全てのスタッフに伝えていくことが必要です。

清掃計画の策定と実行

清掃計画の策定と実行は、クレームを未然に防ぐための重要なステップとなります。まず、清掃計画を立てる際には、施設や店舗の特性を考慮することが大切です。どのようなエリアがどの程度の頻度で清掃が必要なのかを見極めることによって、効果的な計画を立てることができるのです。

例えば、客室やトイレなどの高使用エリアは、毎日または定期的に清掃する必要があります。一方で、あまり人が立ち入らない場所については、清掃の頻度を調整することが可能です。このように、清掃の優先順位をつけることで、限られたリソースを効率的に活用しやすくなります。

次に、清掃計画には具体的な役割分担も盛り込むことが重要です。どのスタッフがどのエリアを担当するのかを明確にすることで、不明確さを解消し、責任の所在をはっきりさせることができます。役割が明確であることで、各自が自分の業務に対する意識を高めやすくなります。

また、定期的なチェックリストも活用すると効果的です。各清掃作業における具体的な項目を記載したチェックリストを用いることで、清掃の抜け漏れを防止できます。清掃後にチェックリストを用いて確認することで、業務に対する透明性が生まれ、スタッフ全体の意識の向上にも繋がります。

さらに、計画を実行する際には、スタッフ全員が進捗状況を共有し合う場を設けることも推奨されます。定期的なミーティングを通じて、進捗の確認や問題点の洗い出しを行うことで、計画が計画通りに進んでいるかをチェックできます。スタッフが意見交換をすることで、新たな改善点も見つかることがあるため、チーム全体の結束力を高めるチャンスにもなります。

清掃計画の策定と実行は、ただのルーチン作業としてではなく、クレームを防ぐための積極的な取り組みとして捉えることが必要です。全員が計画に参加し、自らの役割を理解することで、より清掃の質が向上し、お客様に快適な環境を提供することが可能となるでしょう。

清掃ツールの選択と使い方

清掃ツールの選択や使い方も重要なポイントです。効率的な清掃を実現するためのポイントを解説します。

適切な清掃ツールの選択

適切な清掃ツールの選択は、清掃作業の質を高めるために非常に重要な要素です。清掃ツールは多種多様であり、それぞれ特定の機能や用途を持っていますので、使用する場面に応じた選択が求められます。まず、清掃する場所や表面の種類を考慮することが必要です。たとえば、フローリングやカーペット、さらにはガラスやトイレなど、掃除すべき場所によって最適な道具は異なります。

フローリングの場合、モップやクリーナーが効果的ですが、カーペットには掃除機が必須です。また、ガラス面を清掃する際には、専用のガラスクリーナーやスクイージーが必要になります。このように、清掃対象に合った道具を選ぶことで、効率的に作業を進めることができます。

次に、清掃ツールの性能も重要なポイントです。品質が高く、使いやすい道具を選ぶことで、作業効率が向上し、結果的にクレームを減少させることが可能です。たとえば、吸引力が強い掃除機や、使いやすいモップは、短時間で効果的な清掃を行う手助けとなります。

さらに、清掃に関わるスタッフの意見も参考にすることが大切です。実際に使用しているスタッフが感じる道具の使い勝手や効果についてのフィードバックを収集し、改善点や要望を反映させることで、より実用的な道具選びができるでしょう。スタッフが使いやすいと感じる道具は、清掃の質を向上させるだけでなく、作業へのモチベーションも高めます。

また、適切なメンテナンスが行われているかも確認することが大事です。清掃ツールが劣化していたり、汚れていたりすると、逆に清掃効果が低下してしまいます。定期的に道具の点検を行い、必要に応じて交換や修理を行うことで、常に清潔で効果的なツールを使用することができます。

適切な清掃ツールの選択は、清掃作業をスムーズにし、結果的にお客様に満足してもらえる環境を提供するための第一歩と言えるでしょう。この点をしっかりと理解し、取り組むことが重要です。

清掃ツールの適切な使い方

清掃ツールの適切な使い方は、清掃の質を向上させるために欠かせない要素です。どんなに優れたツールを使用していても、使い方が不適切であれば、その効果が十分に発揮されることはありません。まず最初に、それぞれの清掃ツールの取扱説明書や使用方法を熟知することが重要です。特に新しく導入した道具については、正しい使用方法をしっかりと理解することで、より効果的に活用できます。

たとえば、モップを使用する際には、最初に清掃するエリアの状態を確認し、適切な洗剤を使うことが大切です。床の素材によっては、特定の洗剤が効果的なことがあります。モップを使用する場合には、力を入れすぎず、軽やかな動きで拭くことを心がけると良いでしょう。これにより、汚れをしっかりと取り除くことができます。

掃除機に関しても、適切な使い方が求められます。掃除機は、特にカーペットや絨毯の清掃において、正しい吸引力やノズルの使い分けが求められます。ノズルを交換することで、場所に応じた清掃効果を得ることができます。また、掃除機の排気フィルターを定期的にチェックすることで、最高の性能を維持し続けることができます。

さらに、清掃道具を使う際には、作業後のメンテナンスも重要です。使用後は、清掃ツールをしっかりと洗浄し、乾燥させることで、衛生的な状態を保つことができます。このプロセスを怠ると、ツールの劣化を早めたり、逆に清掃対象に汚れを再付着させる原因となります。

最後に、スタッフ間での情報共有も活用すると良いでしょう。道具の使い方や成果についての経験を共有することで、他のスタッフのスキル向上にもつながります。清掃ツールの適切な使い方を徹底することで、清掃業務の質が向上し、お客様の満足度を高めることができるでしょう。

定期的な清掃体制の見直し

時代や状況に応じて清掃体制を見直すことも大切です。定期的に清掃の仕組みを見直すポイントを説明します。

スタッフ間の情報交換

スタッフ間の情報交換は、清掃業務の改善において非常に重要な要素です。日々の業務を通じて、各スタッフが抱える課題や成功体験を共有することで、全体の清掃品質が向上する可能性があります。まず、定期的なミーティングを設けることで、情報交換の場を確保することが推奨されます。このミーティングでは、最近の清掃状況や受けたクレーム事例について意見を出し合い、それぞれがどのような工夫をしているのかを話し合います。

また、具体的な清掃の技術やツールの使い方についても学び合うことができます。あるスタッフが自ら考案した清掃方法や、効果的なツールの使用法を共有することで、他のスタッフもその知識を活かすことが可能です。こうした情報交換は、チーム全体の知識を豊かにし、一人ひとりのスキル向上にも寄与します。

さらに、情報交換を通じて、スタッフ同士の意識を高めることも期待できます。清掃業務は時に孤独な作業になりがちですが、仲間と情報を共有することで、共同で問題解決に向かう姿勢が育まれます。お互いの意見やフィードバックを尊重し合う環境を構築することで、チームワークが強化され、清掃業務に対するモチベーションが向上します。

最終的に、スタッフ間の情報交換が活発に行われることで、清掃に対する意識の統一が図られ、クレームの予防にも繋がります。質の高い清掃を提供するためには、情報の共有が欠かせない要素であることを、スタッフ全員が理解して取り組むことが重要です。

清掃標準及びチェックリストの見直し

清掃標準及びチェックリストの見直しは、清掃業務の質を維持し、向上させるために重要なプロセスです。定期的にこれらの基準を見直すことで、業務が常に最新の状態に保たれ、効率的かつ効果的に清掃を行うことができます。まず、清掃業務の内容や頻度が実際の状況に合っているかを確認することが大切です。特に新たな業務や変更があった場合は、清掃に関する標準やチェックリストを見直す必要が生じます。

チェックリストを使用することで、作業の抜け漏れを防止するだけでなく、スタッフの認識を統一することができます。例えば、どの区域をどのように清掃するか、それぞれの手順を具体的に記載しておくことで、スタッフは自らの業務に対する自信を持つことができます。また、清掃後にチェックリストを活用して確認作業を行うことで、実施内容の透明性が確保され、業務の品質向上に繋がります。

さらに、清掃標準の見直しには、スタッフからのフィードバックを積極的に取り入れることが重要です。現場で実際に作業を行っているスタッフは、具体的な課題や改善点を把握しているため、彼らの意見を反映させることで、より実効性のある清掃基準が整備できます。

清掃標準及びチェックリストの定期的な見直しは、その先にあるお客様の満足度を高めるための基盤であることを忘れてはなりません。これにより、良好な環境を維持し、クレームを未然に防ぐことにつながります。清掃業務の改善は、常に進化し続けるものとして捉え、取り組んでいく姿勢が求められます。

お客様とのコミュニケーションを大切に

お客様の声から学ぶことが多いです。お客様とのコミュニケーションについて考えます。

クレーム以外のお客様の声も大切に

クレーム以外のお客様の声も、店舗や施設の改善において非常に重要な情報源です。お客様からのフィードバックは、清掃クレームの直接的な原因を示すだけでなく、清掃以外の改善点や、良好なサービスを提供するためのヒントを得るためにも役立ちます。たとえば、清掃が行き届いていると感じたお客様は、その体験をもとにポジティブな意見を述べることがあります。

これらの良いフィードバックは、スタッフのモチベーションを向上させる要因にもなります。「あなたの清掃が素晴らしかった」と評価されることで、スタッフは自信を持ち、今後も高品質な清掃を心がけるようになるでしょう。また、ポジティブな意見は他のお客様にも影響を与え、リピート客の獲得にも繋がります。

さらに、クレームではない意見に耳を傾けることで、日常的な業務の中で改善が必要な点を洗い出すことができます。お客様のニーズに応える形でサービスを向上させるためには、良い意見も参考にすることが重要です。定期的にお客様からの意見や感想を聞く機会を設けることで、店舗や施設の維持・改善に役立てることができます。

お客様の声に対して真摯に向き合う姿勢を持つことで、信頼感を築き、長期的な顧客関係を育てることができるでしょう。清掃のクオリティを高めるためには、クレームに対する対応だけでなく、全体的な声を大切にする姿勢が求められます。

お客様からの意見を反映した改善案

お客様からの意見を反映した改善案は、店舗や施設のサービス向上において非常に価値があります。お客様が寄せてくれたフィードバックをもとに具体的な改善策を立てることで、顧客満足度を高め、信頼関係を強化することができます。例えば、清掃に関する具体的な意見が寄せられた場合、それをきっかけに清掃業務の見直しを行うことが可能です。

具体的な改善案は、意見が集まる中で共通する課題を抽出し、優先順位をつけることから始まります。また、スタッフを交えたアイデア会議を開き、実際にどのように改善を進めるべきかを検討することも重要です。お客様の声をもとに立てた改善策を実施した後は、再度お客様にその結果をフィードバックすることが効果的です。「このように改善しました」という報告は、お客様に自身の意見が反映されたことを実感させ、満足感を得てもらうことにつながります。

このプロセスを繰り返すことで、店舗のサービスは常に進化し、お客様のニーズに応える柔軟な体制を築くことができます。お客様からの意見をしっかりと受け止め、それに基づく改善を行うことで、信頼される店舗に成長できるでしょう。

クレーム対応のノウハウを共有しよう

クレーム対応の知識や経験は、店舗全体で共有することが大切です。具体的な方法を紹介します。

ノウハウの文書化と共有

ノウハウの文書化と共有は、清掃業務の品質向上に欠かせないプロセスです。実際の業務で得た知識や経験を文書にまとめることで、スタッフ全員が同じ情報を持ち、スムーズな業務運営が可能になります。具体的には、効果的な清掃手法や使用する工具、トラブルシューティングの方法などを詳細に記載します。

文書化したノウハウは、定期的に更新することが重要です。新たな情報や改善点が出てきた場合には、速やかに文書に反映させることで常に最新の情報を保つことができます。また、スタッフが容易にアクセスできる場所に保存し、共有することで、どのスタッフでも必要な時に情報を活用できる環境を整えることが大切です。

さらに、文書化したノウハウを基に定期的な研修を実施することで、新しいスタッフにもスムーズに知識を伝えられます。これにより、業務の標準化が進み、クレームを減少させる効果も期待できるでしょう。ノウハウの共有は、チームとしての結束を強めるための重要な手段でもあります。

定期的な研修の実施

定期的な研修の実施は、スタッフのスキル向上と清掃業務の質を維持するために非常に重要です。研修を通じて、新しい技術や効果的な清掃方法を学ぶことができるだけでなく、業務に関する知識を再確認する機会にもなります。また、具体的なクレーム事例を取り上げ、その解決策を全員で議論することで、実践的な意識を高めることができます。

さらに、研修はスタッフ同士のコミュニケーションを促進する場でもあります。情報や意見を共有することで、チーム全体の連携が強化されます。このように、定期的な研修を実施することで、スタッフが常に最新の情報を持ち、清掃業務への理解と自信を深めることができるのです。結果として、クレームの減少に繋がり、より良いサービスを提供する体制が築かれるでしょう。

結びの言葉

最後に、クレーム対応の重要性とその取り組みの意義についてまとめます。

クレーム対応の重要性再確認

クレーム対応の重要性を再確認することは、店舗や施設にとって欠かせない要素です。お客様からのクレームは、単なる不満ではなく、サービス向上のための貴重なフィードバックと捉えるべきです。適切に対応することで、信頼関係を築き、お客様の期待に応える機会となります。

また、クレームを放置すると、悪化する可能性があり、他のお客様にも悪影響を及ぼすことがあります。逆に、迅速かつ誠実なクレーム対応を行うことで、リピート客を増やすことができるかもしれません。このように、クレーム対応はお店の評価を左右する重要な要素であるため、常にその重要性を意識して取り組む姿勢が求められます。

全員で取り組むクレーム対応

全員で取り組むクレーム対応は、店舗のサービス向上に不可欠です。クレームは一部のスタッフだけが対応するものではなく、全員がその重要性を理解し、協力することが求められます。例えば、各自がクレームの内容を即座に共有し、問題解決に向けてチームとしての知恵を出し合うことで、迅速な対応が可能になります。

また、クレーム対応に関する意識を高めるため、定期的な研修やミーティングを行うことも有効です。これにより、全てのスタッフが同じ対策や理念を持つことで、クレーム発生時に一丸となって取り組むことができます。全員がクレーム対応に責任を持つことで、お客様の信頼が高まり、より良いサービスを提供することに繋がります。チーム全体での意識を持つことが、店舗の成長に大きく寄与すると言えるでしょう。

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